Hoe werkt het

1. Aanmelden

1.a Hoe werkt het aanmelden?

Bij aanmelding kunt u direct uw volledige profiel invullen of dit op een later tijdstip doen. Door het invullen van uw voor- en achternaam, uw e-mailadres en het kiezen van een persoonlijk wachtwoord, kunt u al gebruik maken van alle functie op wingeZ. Het gebruik van wingeZ is gratis.

2. Profiel

2.a Waarom een profiel?

De functie van het profiel is dat u aan collega’s laat zien wat uw expertise is. Met het profiel stelt u uw expertise en ervaring beschikbaar aan collega’s. U bepaalt zelf of alle gebruikers van wingeZ u kunnen benaderen met vragen of alleen aan de gebruikers die u in uw persoonlijke adresboek hebt geplaatst. Bezoekers van uw profiel kunnen ook doorklikken naar andere sociale netwerken waar u gebruik van maakt, zoals Twitter, Facebook, LinkedIn en Hyves.

2.b Wat kunt u in uw profiel vermelden?

Bij aanmelding kunt u direct uw volledige profiel invullen. Door het invullen van uw voor- en achternaam, uw e-mailadres en het kiezen van een persoonlijk wachtwoord, kunt u al gebruik maken van alle functie op wingeZ.

U bepaalt zelf welke van de onderstaande gegevens u wilt invullen:

• Persoonlijke gegevens: Voor- en achternaam, functie, werkgever, expertise en sector waarin u werkzaam bent.
• Aanvullende informatie: website werk, Twitter, Facebook, LinkedIn, Hyves, en eventueel uw telefoonnummer.
• Bestanden zoals Word-documenten, PDF’s of PowerPoint-presentaties aan uw profiel koppelen. Aan deze bestanden kunt  trefwoorden toevoegen zodat uw document vindbaar zijn via de Kennisbank.
• Een poll aan uw profiel koppelen
• Een foto van uzelf of het logo van uw organisatie

2.c Zichtbaarheid van profiel en bestanden

Het is niet noodzakelijk om uw profiel zichtbaar te maken voor iedereen. U kunt aangeven dat bepaalde onderdelen van uw profiel alleen zichtbaar zijn voor gebruikers die u in uw adresboek hebt gezet of voor de gebruikers van een netwerkgroep waar u lid van bent. Ook bij de documenten kunt u aangeven, of deze zichtbaar zijn voor iedereen of alleen mensen in uw adresboek of leden van de netwerkgroep.

2.d Ik sta al op LinkedIn ingeschreven, wat is de meerwaarde van wingeZ?

Steeds meer professionals in de zorg maken gebruik van LinkedIn. Naast deelname aan LinkedIn is het zeker zinvol ook gebruik te maken van wingeZ. WingeZ heeft veel extra functies zoals een kennisbank waar u projectplannen of draaiboeken van collega’s kunt bekijken. Een werkomgeving waar u gezamenlijk aan een document kunt werken. Bovendien ligt in tegenstelling tot LinkedIn ligt bij wingeZ de nadruk niet op uw CV, opleiding en werkgeschiedenis maar ligt de focus op uw actuele kennis.

Hieronder staan de functies van wingeZ weergegeven die niet bij LinkedIn beschikbaar zijn:

• Collega’s vinden op functie en sector
• Specifieke gebruikersgroep: Mensen die werkzaam zijn in gezondheid en zorg
• Matching op expertise, waarmee u snel relevante collega’s kunt vinden
• Kennisbank met documenten, zoals projectplannen, draaiboeken, lesmaterialen enzovoort
• Gezamenlijk werken aan een bestand c.q. document in een wiki omgeving
• Geavanceerde zoekfuncties op Thema, Setting en Doelgroep
• Virtuele (intervisie) bijeenkomsten organiseren
• Zichtbaar wie online zijn voor een één-op-één chatgesprek
• Discussie in thema gerichte chatgroepen
• Persoonlijk adresboek

2.e Matching

Op wingeZ kunt u aangeven welke expertise u heeft en ook welke expertise u zoekt. Het systeem presenteert dan automatisch de collega’s die over deze expertise beschikken  Om de match functies in werking te stellen moet u het matchprofiel invullen. Klik op “Zoeken” en daarna op “Matches”. Wanneer u klikt op “Vind gebruikers met een andere expertise”, kunt u voor elk onderdeel een zogenaamd matchprofiel instellen. Klikt u na het invullen van het matchprofiel op de knop “Zoeken” dan kunt u vervolgens een overzicht van uw matches bekijken. Met deze collega’s kunt u via de mail contact opnemen. Met de knop “Mijn wingeZ” en daaronder “Mijn instellingen” kunt u bij “Meldingen” aangeven hoe vaak u een e-mail wilt ontvangen op uw e-mailadres als er nieuwe collega’s zijn aangemeld die met uw matchprofiel matchen.

Het matchprofiel is handig als u direct geattendeerd wilt worden op collega’s met bepaalde expertise.

Wilt u bijvoorbeeld in contact komen met collega’s die veel ervaring hebben met de uitvoering van gezondheidsprogramma’s in het Vmbo of op de werkvloer dan vult u dit in en zoekt het systeem automatisch naar collega’s die matchen. De informatie die u invult in het matchprofiel wordt niet op de site getoond en is daarmee niet zichtbaar voor andere gebruikers.

2.f Documenten aan uw profiel koppelen

Op wingeZ kunt u op verschillende manieren informatie en kennis delen bijvoorbeeld door een document aan uw profiel te koppelen. Het uploaden van een bestand gaat eenvoudig. U klikt op de knop “Mijn wingeZ” en vervolgens op de knop “Bestand uploaden”. Er opent een scherm met een knop “Bladeren”. Klikt u hierop dan wordt er gezocht naar bestanden die op uw computer of usb sick staan. Vervolgens kunt u aangeven of iedereen of alleen specifieke gebruikers van wingeZ uw bestanden kunnen bekijken. Daarnaast kunt u aangeven waar het bestand over gaat door middel van een samenvatting, thema, setting, doelgroep en trefwoorden.

2.g Poll aan uw profiel koppelen

Met een Poll kunt u snel de mening van uw collega’s peilen. Met het intreden van het flexwerken zal het vaker voorkomen dat u niet even met een vraag bij een collega binnen kan wippen. De pollfunctie kan dan uitkomst bieden. U gaat naar “Mijn wingeZ” en dan kiest u “Nieuwe poll starten”. U krijgt een scherm waar u uw vraag kunt invullen en maximaal 6 antwoordopties kunt toevoegen. De resultaten krijgt u in een grafiek gepresenteerd en kunt u direct gebruiken in bijvoorbeeld een rapport.

2.h Mijn instellingen: accountgegevens aanpassen en uitschrijven

Bij “Mijn instellingen” kunt u onder andere aangeven hoe vaak u een email bericht wilt ontvangen over de actuele berichten, matches, activiteiten enz. op wingeZ. Met deze functie kunt u ook uw e-mailadres en wachtwoord wijzigen of uw inschrijving volledig verwijderen als u geen gebruik meer wilt maken van wingeZ.

2.i Mijn adresboek

Via de profielen van de gebruikers van wingeZ kunt u collega’s in uw persoonlijke adresboek plaatsen. Het adresboek is echt persoonlijk in die zin dat de betreffende persoon niet kan zien of hij of zij in uw adresboek is geplaatst. Indien u bepaalde documenten niet met alle gebruikers van wingeZ wilt delen dan kunt u bij het uploaden van een document aangeven dat het betreffende document alleen te bekijken is door de mensen in uw adresboek.

3. Netwerkgroepen

3.a Wat is een netwerkgroep?

Een netwerkgroep is een groep gebruikers die vanuit dezelfde inhoudelijke interesse informatie uitwisselt en met elkaar in discussie gaat over een bepaald thema. Je kunt lid worden van een netwerkgroep of een eigen netwerkgroep starten. Het doel van een netwerkgroep is kennisdelen, discussiëren en informatie delen, hiertoe beschikt u over de volgende tools: 

• een poll maken om de mening van de andere leden van de netwerkgroep te vragen.
• een discussie starten
• op een discussie reageren.
• documenten toevoegen om te delen met de andere deelnemers van de netwerkgroep
• een wiki-omgeving samen met andere deelnemers aan een bestand werken
• een chatgroep organiseren door collega’s voor een bepaald tijdstip uit te nodigen (‘vergaderen op afstand’)

3.b Een netwerkgroep starten

Het starten van een netwerkgroep is eenvoudig. U klikt op “Netwerkgroepen” en kiest daar vervolgens “Netwerkgroep starten” U krijgt een pagina waar u de volgende items kunt invullen:

• titel van de netwerkgroep
• het doel van de netwerkgroep
• voor wie de groep bedoeld is
• de onderwerpen (thema en setting) van de netwerkgroep
• het maximale aantal leden
• de einddatum van de netwerkgroep
• hoe gebruikers lid kunnen worden van de netwerkgroep
• de zichtbaarheid van de netwerkgroep
• de zichtbaarheid van de bestanden in de netwerkgroep
• de website van de netwerkgroep

Vervolgens kunt u collega’s uitnodigen om deel te nemen aan uw netwerkgroep. Ook collega’s die nog geen gebruik maken van wingeZ kunt u uitnodigen. Door het starten van een netwerkgroep bent u automatisch beheerder en kunt u ten alle tijden wijzigingen aanbrengen in de presentatie van de netwerkgroep en ook de openbaarheid bepalen en eventueel veranderen.

3.c Openbare, op verzoek en gesloten netwerkgroepen

Achter de naam van de netwerkgroep staat of deze open, gesloten of op uitnodiging is. In het laatste geval kunt u een verzoek tot deelname mailen naar de initiatiefnemer. De initiatiefnemer zal uw aanvraag beoordelen.

We raden een openbare netwerkgroep aan als u een brede discussie wilt initiëren met zoveel mogelijk reacties van collega’s uit verschillende settings. Een netwerkgroep waarvoor men een verzoek moet indienen is raadzaam als u met een specifieke groep collega’s wilt discussiëren. Bijvoorbeeld met collega’s die beschikken over bepaalde expertise. Bij een gesloten netwerkgroep bepaald u zelf wie u wilt uitnodigen. Deze vorm is raadzaam als u bijvoorbeeld met een ‘real life’ groep ook virtueel wilt discussiëren en kennis en informatie wilt delen. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de medewerkers van uw afdeling of een overleggroep met samenwerkingspartners. Uiteraard kunt u ook een netwerkgroep opzetten voor een eenmalige bijeenkomst bijvoorbeeld een expertmeeting.

Bij uw profiel komt een overzicht van de netwerkgroepen waarvan u lid bent en de netwerkgroepen waar u aan deelneemt. U kunt altijd uw deelname stopzetten of een door u opgerichte netwerkgroep wijzigen en/of opheffen. De deelnemers van uw netwerkgroep krijgen daarvan een e-mailbericht dat u zelf nog kunt aanpassen.

3.d Aantal deelnemers netwerkgroep

Het kan wenselijk zijn om het aantal deelnemers van uw netwerkgroep te beperken. Bij het starten van een netwerkgroep kunt u het maximale aantal deelnemers invullen. Is dit aantal bereikt dan wordt uw groep automatisch een gesloten groep. U kunt dit zelf veranderen door het maximale aantal deelnemers te wijzigen. U kunt in bepaalde gevallen ook deelnemers verwijderen uit uw netwerkgroep.

3.e Einddatum netwerkgroep

Bij het starten van een netwerkgroep kunt u ook een einddatum invullen. Enkele weken voordat de einddatum is bereikt krijgt u bericht. U kunt de einddatum dan nog aanpassen. Het gebruik maken van deze mogelijkheid kan handig zijn als u een netwerkgroep start voor een éénmalige bijeenkomst. Bij het beëindigen van de netwerkgroep worden ook alle documenten, discussies, mails en berichten verwijderd.

3.f Bericht plaatsen in uw netwerkgroep

Bent u lid van een netwerkgroep dan kunt u deelnemen aan het forum van de netwerkgroep. U kunt reageren op de discussies of berichten van de leden of zelf met een nieuw thema starten.

3.g Bestand uploaden in uw netwerkgroep

In uw netwerkgroep kunt u als initiatiefnemer en/of lid van een netwerkgroep bestanden uploaden. Deze bestanden kunnen bijvoorbeeld Word-documenten, PDF’s of PowerPoint presentaties zijn. Wilt u een bestand uploaden dan klikt u op “Bladeren” en daarmee gaat u automatisch naar de bestanden die op uw computer staan. De titel van het document is ook de titel waarmee het document zichtbaar wordt op wingeZ. Het is dus raadzaam om, als de titel niet informatief is, eerst op uw computer de titel van het document te wijzigen.

Bij het uploaden kunt u het onderwerp van een bestand aangeven door een keuze te maken uit de standaardlijst; Thema, Setting, Doelgroep. Daarnaast kunt u ook eigen trefwoorden aan het bestand koppelen en aangeven wat het type document is bijv. draaiboek, interventie, implementatieplan enz. Met deze functies wordt het mogelijk dat andere gebruikers uw document op onderwerp kunnen terug vinden.

Bij het uploaden geeft u ook aan of het bestand te bekijken is door alle gebruikers van wingeZ of alleen door de leden van de Netwerkgroep of de collega’s in uw adresboek.

3.h Wiki starten

Binnen een netwerkgroep kunt u ook een wiki-bestand aanmaken. Een wiki-bestand wil zeggen dat alle leden van de netwerkgroep in uw bestand kunnen werken. Dus correctie en teksten kunnen toevoegen of teksten verwijderen.

Wilt u een wiki-bestand openen dan zijn er twee mogelijkheden om te starten:

1. U heeft een bestaand Word-document. U opent dit document op uw computer en met selecteren en kopiëren van de tekst gaat u weer naar wingeZ en met plakken plaatst u de tekst in het in het veld “Inhoud”.
2. U heeft geen bestaande tekst en start met het aanmaken van een tekst op het scherm in het veld “Inhoud”.

Klikt u op verstuur dan wordt uw tekst of uw wijzigingen opgeslagen. Klikt u vervolgens op de knop “Bekijk gewijzigde versies” dan krijgt u alle gewijzigde versies te zien met de naam van de gebruiker die de wijzigingen heeft aangebracht. U kunt dus per gebruiker de wijzigingen bekijken en uiteraard ook het originele document bekijken dat door u is geplaatst. Met selecteren, knippen en plakken kunt u de tekst weer in Word plakken en opslaan op uw eigen computer.

3.i Poll starten

In de navigatie onder de naam van een netwerkgroep staat de functie “Poll”. Klikt u daarop dan krijgt u een scherm waar u de bestaande polls kunt bekijken en/of zelf een poll kunt maken. Bij het maken van een poll vult u een titel in waaruit duidelijk blijkt wat het onderwerp is. Vervolgens vult u de vraag in en daaronder kunt u zelf maximaal zes antwoord opties invullen. De Poll is in principe alleen zichtbaar voor de leden van de netwerkgroep, maar u kunt ook een vinkje plaatsen en daarmee de poll zichtbaar maken voor alle gebruikers van wingeZ. U kunt ook een einddatum invullen. Na deze datum kunt u de resultaten van de poll nog wel bekijken maar men kan de poll niet meer beantwoorden.

De leden van de netwerkgroep krijgen automatisch bericht dat er een nieuwe poll is geplaatst. De resultaten/uitslag van uw poll krijgt u in een grafiek gepresenteerd. U heeft dus direct een mooie afbeelding om bijvoorbeeld in een PowerPoint presentatie te gebruiken.

3.j Lid worden van een netwerkgroep

Met de knop “Netwerkgroepen” kunt u alle netwerkgroepen bekijken die actief zijn. Op deze pagina kunt u ook netwerkgroepen selecteren op Thema, Setting, Doelgroep. Wilt u lid worden van een netwerkgroep dan klikt u op “Word lid van deze netwerkgroep”. De initiatiefnemer van de netwerkgroep krijgt automatisch bericht dat u lid geworden bent. Als lid van een netwerkgroep kunt u:

• Berichten plaatsen en reageren op berichten van de andere leden
• In de wiki-bestanden samen werken aan een document
• Eigen publicaties uploaden en delen met de andere deelnemers van de netwerkgroep
• Een poll starten
• Een groepschatdiscussie starten

3.k Netwerkgroepen bekijken

Om te beoordelen van welke netwerkgroep u lid wilt worden kunt u eerst de activiteiten van de netwerkgroep bekijken. Zonder lid te zijn kunt u onder de naam van de netwerkgroep gebruik maken van de volgende  functies:

• Overzicht: presentatie van alle recente activiteiten in de netwerkgroep
• Leden: overzicht van alle leden van de netwerkgroep
• Groepsberichten: overzicht van alle berichten die in de netwerkgroep zijn geplaatst
• Wiki-bestanden: overzicht van alle bestanden waar de netwerkgroepleden aan werken
• Bestanden: overzicht van alle documenten die in de netwerkgroep zijn geplaatst
• Polls overzicht van alle polls die zijn geplaatst

Om actief mee te doen moet u eerst lid te worden. 

4. Contact

4.a Contact met wingeZ

In het hoofdmenu boven staat de knop “Contact”. U kunt deze knop gebruiken om in contact te komen met de wingeZ-medewerkers als u:

• algemene vragen heeft over wingeZ
• informatie wilt over het gebruik van wingeZ
• pp uw eigen website een banner wilt plaatsen met het logo van wingeZ
• een artikel wilt schrijven over de wingeZ community
• een afspraak wilt maken om de mogelijkheden te bespreken van een eigen versie van wingeZ in uw eigen huisstijl en met een zelfstandig URL adres.
• informatie wilt over het gebruik van wingeZ

4.b Persoonlijke mailbox

Bij inschrijving op wingeZ krijgt u automatisch een persoonlijke mailbox op de site. Het is dus niet nodig om uw eigen e-mailadres openbaar te maken. Als u een mail ontvangt krijgt u automatisch een bericht van wingeZ dat er een mail is. Bij “Mijn instellingen” kunt u aangeven hoe vaak u een notificatie wilt ontvangen.

Met de knop “Mail” in de topnavigatie rechts kunt u direct naar:

• Postvak in
• Verstuurde mails
• Mijn adresboek
• Nieuw bericht

Klikt u onder de knop “Mail” op “Mijn adresboek” dan krijgt u een lijst met alle gebruikers die u in uw adresboek heeft geplaatst. U kunt hier een collega selecteren die u een mail wilt sturen. Op deze plek kunt u ook collega’s verwijderen uit uw adresboek.

Klikt u onder de knop “Mail” op de knop “Nieuw bericht” dan krijgt u een scherm waar u een keuze kunt maken uit de collega’s die u in “Mijn adresboek” heeft staan.

Wilt u gebruikers benaderen die niet in uw adresboek staan dan kunt u via het profiel van de gebruiker een mail sturen. Bij de netwerkgroepen kunt u ook een mail sturen naar collega ‘s die nog geen gebruik maken van WingeZ. U vult dan de e-mailadressen in van de mensen die u wilt uitnodigen voor uw netwerkgroep.

4.c Chatfuncties

Chatten is virtueel ‘praten’, online discussiëren en informatie uitwisselen. Een hele directe manier om in contact te komen met bekende of nieuwe collega’s . Klikt u op de knop Chat dan kunt u vervolgens klikken op de functie “Nu online” u krijgt dan een lijst van alle gebruikers op wingeZ die op dat moment ook online zijn. Deze gebruikers kunt u via hun profiel uitnodigen voor een één-op-één chatgesprek.

Misschien nog interessanter is de mogelijkheid van de groepschatdiscussies. Stel het lukt u niet om fysiek bij elkaar te komen, u kunt dan een virtuele bijeenkomst organiseren. U nodigt bijvoorbeeld de leden van uw netwerkgroep uit om op een bepaalde datum en tijdstip in te loggen op wingeZ. U heeft van te voren een groepschatdsicussie aangemaakt waaraan u zelf een titel heeft gegeven. Deze titel communiceert u aan de collega’s die u heeft uitgenodigd. Zij kunnen dit chatverzoek vervolgens accepteren. Een bijkomend voordeel is dat u direct uw verslag heeft van de bijeenkomst  De sessie wordt automatisch opgeslagen en blijft dus voor iedereen beschikbaar, zodat deze ook op een later moment kan worden voortgezet.

Wilt u op wingeZ helemaal niet chatten met collega’s of niet altijd beschikbaar zijn voor een chatgesprek dan klikt u op de knop “Chat” en daaronder op “Chat uitschakelen”. U bent dan niet meer zichtbaar als een gebruiker die online is.

5. Kennisbank

5.a Documenten

Klikt u op de knop “Kennisbank” dan krijgt u een overzicht van de documenten en wiki-bestanden die door de gebruikers van wingeZ zijn geplaatst. U vindt in de kennisbank zowel de netwerkgroep bestanden als de bestanden die aan een profiel zijn gekoppeld. In de linkerkolom kunt u op thema, setting, doelgroep zoeken naar documenten. Dit kan ook via de functie “Zoeken” met een willekeurige trefwoord. Documenten die in gesloten netwerkgroepen zijn geplaatst worden hier niet gepresenteerd.

6. Zoeken

6.a Trefwoord

Met zoeken op trefwoord kunt u op een willekeurig woord zoeken naar documenten en netwerkgroepen. Het systeem zoekt naar trefwoorden die gebruikers gekoppeld hebben aan hun document of netwerkgroep, maar ook kijkt het systeem of het woord voorkomt in het profiel, een poll of bericht dat in een netwerkgroep is geplaatst. U kunt in al deze onderdelen tegelijk zoeken of een keuze maken en bijvoorbeeld alleen zoeken naar het trefwoord in de profielen.

6.b Uitgebreid zoeken

Met uitgebreid zoeken kunt u naar netwerkgroepen en documenten zoeken op thema, setting en doelgroep. Vervolgens kunt u uw zoekopdracht nog verder specificeren naar sector. Het systeem kijkt dan naar de sector waarin de gebruiker die het document heeft geplaatst en/of oprichter van de netwerkgroep werkzaam is.

6.c Organisatie of sector

Met de functie Zoeken op sector kunt u zoeken naar profielen van gebruikers die werkzaam zijn in een bepaalde sector. Voor deze zoekfunctie wordt een standaardlijst gebruikt. Bij het zoeken op naam van organisatie tikt u een naam van een organisatie in. We adviseren u een deel van de organisatienaam in te tikken omdat de schrijfwijze van een organisatienaam kan verschillen.

6.d Op naam of functie

Zoek op naam gebruikt u om te kijken of een specifieke collega ook gebruiker is van wingeZ. Bij het zoeken op functie maakt u een keuze uit de standaardlijst met functies. Deze functie is handig als u collega’s zoekt met dezelfde functie als die van u.

6.e Expertise

Met de functie zoeken op expertise kunt u zoeken naar collega’s met een specifieke expertise. U kunt hier zoeken naar expertise op een specifiek thema, een setting waarbinnen de persoon aan dit thema werkt en de doelgroepexpertise die iemand heeft. U kunt op alle drie de aspecten tegelijk zoeken of een keuze maken voor één van de drie mogelijkheden.

6.f Matches

Met de functie Matches kunt u in één keer een overzicht krijgen van alle gebruikers die met uw matchprofiel matchen. Door op de foto te klikken krijgt u het profiel van de betreffende match te zien. U kunt via het profiel de match een mail sturen.

6.g Woordwolk

Op de meeste pagina’s ziet u een zogenaamde woordwolk. U kunt hier zien welke woorden/onderwerpen veel gebruikt worden door de gebruikers van wingeZ. Hoe groter het woord hoe vaker dit onderwerp is genoemd als trefwoord bij een netwerkgroep of bestand.